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Case Study

CRM & ERP Individualsoftware als Ersatz für teure Standardsoftware mit kontaktbasierten Preisen

Fixe Kosten statt kontaktbasierter Preise

Stabile Kosten für Hosting, Wartung und Support – unabhängig davon, wie viele Spender im System sind. Keine tausende Euro Mehrkosten bei erfolgreichem Fundraising

Vier Systeme in einer Plattform

Team-Management, Zeiterfassung, Spendenmanagement und Reporting vereint in einer massgeschneiderten Lösung mit rollenbasiertem Zugriff

Für ein Schweizer Fundraising-Unternehmen, das im Auftrag grosser Hilfsorganisationen wie Save the Children Spenden sammelt, haben wir ein zentrales System für den täglichen Betrieb gebaut. Die Plattform vereint Spendenverwaltung, Team-Organisation, Zeiterfassung und Reporting – und ersetzt eine teure Standardsoftware mit kontaktbasierten Preisen.

Bei der alten Standardsoftware stiegen die Kosten mit jedem neuen Spenderkontakt um tausende Euro monatlich – auch für inaktive Kontakte. Viele Funktionen wurden gar nicht genutzt, der Preis war nicht gerechtfertigt. Unsere Lösung bietet ein fixes Kostenmodell: Hosting, Wartung und Support bleiben stabil, egal wie erfolgreich das Fundraising ist.”
4-in-1 Plattform
Team-Management, Zeiterfassung, Spendenmanagement und Reporting in einem System vereint
Fixe Kosten
Keine kontaktbasierte Abrechnung – die Kosten bleiben stabil, unabhängig vom Wachstum
3 Zugriffsebenen
Rollenbasierte Berechtigungen für Mitarbeitende, Admins und Kunden-Accounts mit Lesezugriff

Die vier Kernbereiche

Die Plattform deckt den gesamten operativen Betrieb ab – von der Teamkoordination über die Spendenerfassung vor Ort bis hin zum Reporting für Auftraggeber.

Team-Management

Mitarbeitende in Teams organisieren, Kampagnen zuweisen und Fokusgebiete definieren. Jedes Teammitglied sieht nur die eigenen Einsätze.

Zeiterfassung

Arbeitszeiten, Pausen und Aktivitäten erfassen. Provisionen und Vergütungen werden live berechnet – Fixum plus leistungsbasierte Anteile.

Spendenmanagement

Spenderdaten vor Ort erfassen: Persönliche Angaben, Betrag, Zahlungsart und Häufigkeit. IBAN-Prüfung und Bank-Blacklist in Echtzeit.

Reporting & Analytics

KPI-Dashboards, Excel-Exporte und Diagramme nach Zeitraum, Kampagne, Team und Region. Kunden sehen Live-Statistiken ihrer Kampagnen.

Optimiert für die Feldarbeit

Die Datenerfassung passiert vor Ort mit Spender:innen – deshalb muss alles schnell gehen. Formulare mit Echtzeit-Validierung, automatisierte Folgeprozesse und ein Gamification-System sorgen für Effizienz und Motivation im Aussendienst.

Echtzeit-Validierung

IBAN-Prüfung, Telefonnummern-Validierung und Adressprüfung über Google Maps und Schweizer Post API – Fehler werden sofort erkannt.

Bank-Blacklist

Banken mit hohem Rücklastschrift-Risiko werden automatisch blockiert. Die Blacklist ist im System pflegbar und schützt vor Zahlungsausfällen.

Automatisierte E-Mails

Dankes-E-Mails nach der Spende, Bewertungsanfragen mit Foto der Fundraiser:in und 5-Sterne-System. Freigegebene Bewertungen erscheinen auf Kampagnenseiten.

Gamification & Scoreboard

Punktesystem mit Bonuspunkten für bestimmte Zahlungsarten und hohe Spendenbeträge. Wöchentliches Scoreboard mit Ranglisten motiviert die Teams.

Data Governance & Datensouveränität

Dieses Mass an Kontrolle bieten viele SaaS-Lösungen nicht. Self-hosted in Schweizer Rechenzentren, keine Datenübertragung ins Ausland, kein Vendor Lock-in. Nur der Hosting-Anbieter mit unterschriebenem Datenverarbeitungsvertrag hat Zugriff auf die Infrastruktur.”
Schweizer Hosting

Alle Daten verbleiben in Schweizer Rechenzentren. Keine Übertragung in andere Länder, volle Compliance mit lokalen Datenschutzanforderungen.

Volle Datenhoheit

Der Quellcode gehört dem Kunden. Keine versteckten Abhängigkeiten, keine Daten bei Drittanbietern – maximale Kontrolle über sensible Spenderdaten.

Skalierbar ohne Mehrkosten

Die Architektur trägt Millionen von Datensätzen. Bei Wachstum entstehen keine zusätzlichen Lizenzkosten – nur die gewählte Infrastruktur bestimmt die Kapazität.

Buy or Build? Die Vorteile der Individuallösung

Für Unternehmen mit klaren Anforderungen und Wachstumszielen hat Individualsoftware oft eine planbarere Kostenstruktur als Standardlösungen mit kontaktbasierter Abrechnung.

Planbare Kosten

Fixe Kosten für Hosting, Wartung und Support. Kein Preisanstieg bei wachsender Kontaktdatenbank – Wachstum wird nicht bestraft.

Erweiterbar

Stripe-Zahlungen, Marketing-Automation, Re-Engagement-Tools oder White-Label-Lizenzen für andere Agenturen – alles nachrüstbar.

Integrationsfähig

Per API an nahezu jedes System anbindbar – auch Legacy-Systeme. Kein geschlossenes Ökosystem, keine Abhängigkeit von einem Anbieter.

Massgeschneidert

Nur die Funktionen, die tatsächlich genutzt werden. Schweizspezifische Zahlungsmethoden wie ESR, LSV, Debit Direct und Twint sind nativ integriert.

Technologie-Stack

Bewusst einfacher Tech-Stack mit Laravel und Filament als benutzerfreundliches Frontend. Wenige externe Abhängigkeiten, maximale Wartbarkeit.

Logomark
Laravel Backend

Gesamte Geschäftslogik, Rollenrechte, Queue-basierter E-Mail-Versand über Mailgun und Echtzeit-Validierung von IBAN und Adressen.

FilamentPHP

Admin-Panel für alle Rollen: Spendenerfassung, Team-Verwaltung, Kampagnen-Management, Reporting mit Excel-Export und KPI-Dashboards.

Mailgun E-Mail

Zuverlässiger E-Mail-Versand für Willkommensmails, Bewertungsanfragen und Benachrichtigungen – nativ in Laravel integriert.

Teure Standardsoftware ersetzen?

  • Kostenlose Erstberatung innerhalb von 48 Stunden
  • Erfahrung mit CRM-, ERP- und Spendenverwaltungssystemen
  • Fixe Kosten statt kontaktbasierter Lizenzmodelle
  • Laufender Betrieb, Wartung und Support nach Go-Live

Ihr Ansprechpartner

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Christian Wolf
Geschäftsführer, PHP-Entwickler