Make or Buy: Custom Software Kosten im Vergleich zur Standardsoftware

Individualentwicklung oder Standardsoftware im Vergleich

Die Entscheidung zwischen Standardsoftware (Buy) und individueller Softwareentwicklung (Make) kann weitreichende Folgen haben.

Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden sollten. Individuelle Softwareentwicklung wird auch als Custom Software bezeichnet und kann einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten. In diesem Artikel zeigen wir, welche Kosten für Custom Software üblich sind und wie Sie die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

Make-Or-Buy-Software-Rechner

Darüber hinaus beinhaltet dieser Artikel einen Make-Or-Buy-Rechner, mit dem Sie verschiedene Szenarien durchspielen und als Entscheidungshilfe nutzen können.

Was ist der Unterschied zwischen Standard und Individualsoftware?

Als Standardsoftware bezeichnen wir alle Programme (Desktop-Programme, Online SaaS-Lösungen, etc.), die frei verfügbar sind und lediglich erworben werden müssen. Diese Programme adressieren in der Regel häufig auftretende Probleme in Unternehmen und bieten die allgemein benötigten Funktionen zur Lösung an.

Beispiele für Standardsoftware

Beispiele für bekannte Standardsoftware sind zum Beispiel

• Microsoft Office

• Apple Mail

• Adobe Photoshop

SAP wird ebenfalls gerne als Standardsoftware bezeichnet, obwohl das nicht voll zutrifft. Firmen die SAP einsetzen, lassen SAP-Anwendungen oft stark anpassen.

Individualsoftware ist speziell auf die Kundenbedürfnisse angepasst

Individualsoftware (Custom Software) wird oft von Softwareentwicklungsunternehmen, Softwareagenturen oder internen Entwicklerteams erstellt, um spezifische Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Durch Individualentwicklungen können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erlangen, da sie die Software exakt nach ihren eigenen Anforderungen und Zielen gestalten können. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz beträchtlich steigern.

Vorteile von Standardsoftware

Standardsoftware ist oft kostengünstiger als maßgeschneiderte Software. Immer beliebter werden Abonnementmodelle (Software as a Service, auch SaaS genannt) für Softwareprodukte, wie zum Beispiel Microsofts Office oder Adobes Photoshop.

Da Standardsoftware bereits entwickelt und getestet ist, kann sie in der Regel schneller implementiert werden, da die Wartezeit für die initiale Entwicklung entfällt. Die einzige Herausforderung besteht darin, sich in die Software einzuarbeiten. Daher ist es wichtig, auch die Qualität der Dokumentation vor dem Kauf zu berücksichtigen.

Nachteile von Standardsoftware

Die Natur von Standardsoftware liegt in ihrer Ausrichtung auf eine breite Zielgruppe: Es wird versucht, die meisten Probleme der Nutzer zu lösen. Für spezielle Anwendungsfälle sind jedoch Kompromisse unvermeidlich.

Nicht alle Funktionen, die für spezifische Geschäftsprozesse oder Branchenanforderungen benötigt werden, können durch Standardsoftware abgedeckt werden. Dies kann dazu führen, dass zur Problemlösung ein Konstrukt aus verschiedenen Standardsoftwareprodukten geschaffen wird, auf dem der Betrieb eines Unternehmens basiert.

Vorteile von individuellen Softwarelösungen

Individuelle Softwarelösungen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Während bei Standardsoftware oft Kompromisse eingegangen werden müssen, um den Anforderungen verschiedener Nutzer gerecht zu werden, ermöglicht individuelle Softwareentwicklung eine maßgeschneiderte Lösung, die exakt auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist.

Wem gehört Individualsoftware?

Bei individuell entwickelter Software liegt das geistige Eigentum in der Regel beim Unternehmen, das die Entwicklung in Auftrag gegeben hat. Anders als bei Standardlösungen, bei denen die Rechte oft beim Softwareanbieter liegen, behalten Unternehmen bei individueller Software die Kontrolle und Besitz über den Quellcode und die damit verbundenen Rechte.

Die Unabhängigkeit, die Unternehmen durch individuelle Softwareentwicklung gewinnen, ist von großer Bedeutung. Unternehmen machen sich durch Eigenentwicklungen unabhängig von externen Preismodellen.

Oft amortisiert sich individuelle Softwareentwicklung schnell. Durch die maßgeschneiderte Lösung werden Prozesse effizienter gestaltet, was zu Einsparungen bei Zeit und Ressourcen führt. Darüber hinaus kann die verbesserte Leistung und Produktivität dazu beitragen, dass sich die Investition in individuelle Software rasch rentiert und langfristig einen beträchtlichen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Was kostet Custom Software?

Custom Software kostet in Deutschland je nach Umfang zwischen etwa 15.000 EUR und mehreren hunderttausend EUR. Die meisten Webanwendungen für kleine und mittlere Unternehmen liegen zwischen 25.000 und 100.000 EUR.

Die folgenden Preisspannen bieten eine erste Orientierung:

• Kleine Tools und interne Anwendungen: ab etwa 15.000 EUR

• Webanwendungen mit individuellen Prozessen: 25.000 bis 50.000 EUR, zum Beispiel Kundenportale oder Konfiguratoren

• Umfangreiche Anwendungen mit Schnittstellen und mehreren Nutzerrollen: 50.000 bis 100.000 EUR

• Komplexe Plattformen und SaaS-Produkte: über 100.000 EUR

Die wichtigsten Kostenfaktoren

Die Kosten für Custom Software hängen im Wesentlichen von fünf Faktoren ab:

• Umfang und Anzahl der Funktionen

• Schnittstellen zu Drittsystemen wie ERP, CRM oder Zahlungsanbietern

• Anforderungen an Design und Benutzerfreundlichkeit

• Erfahrung des Entwicklungsteams. Stundensätze von Senior-Entwicklern liegen in Deutschland üblicherweise zwischen 90 und 150 EUR.

• Laufende Wartung und Weiterentwicklung. Kalkulieren Sie dafür etwa 10 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr.

Ob sich diese Investition im Vergleich zu einer Standardlösung lohnt, können Sie mit dem Make-or-Buy-Rechner in diesem Artikel durchrechnen.

Risiken der Individualentwicklung

Ein wesentliches Risiko besteht in der Komplexität und Dauer der Entwicklung. Die Erstellung einer individuellen Software erfordert oft einen erheblichen Zeitaufwand und eine sorgfältige Planung. Dies kann zu längeren Entwicklungszyklen führen und möglicherweise den Zeitpunkt der Markteinführung verzögern.

Des Weiteren besteht die Gefahr von Budgetüberschreitungen. Da maßgeschneiderte Lösungen speziell auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind, können unerwartete Herausforderungen während des Entwicklungsprozesses auftreten, die zusätzliche Kosten verursachen.

Ein weiterer Aspekt ist die Abhängigkeit von internen oder externen Entwicklerteams. Sowohl interne Entwicklerteams als auch externe Softwareagenturen können mit Engpässen oder Personalwechseln konfrontiert sein, was die Kontinuität und den Erfolg des Entwicklungsprojekts beeinträchtigen kann.

Schließlich besteht das Risiko, dass die entwickelte Software möglicherweise nicht den Erwartungen entspricht oder nicht vollständig funktioniert. Selbst mit einer gründlichen Planung und Entwicklung besteht immer die Möglichkeit, dass Probleme auftreten oder dass sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern, was zu Fehlfunktionen oder zusätzlichem Entwicklungsbedarf führen kann.

Wie wir das Risiko eingrenzen

Um das Risiko für unsere Kunden und Auftraggeber zu reduzieren, ergreifen wir drei Maßnahmen:

1. Wir nehmen keine Aufträge an, die wir nicht sicher erfüllen können. Lieber lehnen wir einen Auftrag ab oder empfehlen einen geeigneten Kollegen oder eine andere Agentur, als selbst ein zu großes Risiko einzugehen und damit uns und den Kunden zu gefährden.

2. Wir engagieren spezielle Experten, um besondere Teil-Leistungen zu erfüllen. Durch das Hinzuziehen von Fachkräften, die über spezifisches Know-how in bestimmten Bereichen verfügen, können wir sicherstellen, dass auch anspruchsvolle Anforderungen professionell umgesetzt werden.

3. Wir geben eine Bug-Free-Garantie (Funktionsgarantie) auf unsere Entwicklung und übernehmen damit das Risiko, anstatt es auf unseren Kunden abzuwälzen. Diese Garantie sichert unseren Kunden zu, dass die von uns entwickelte Software frei von Fehlern ist und wie erwartet funktioniert. In Kombination mit Festpreisangeboten reduziert sich das Risiko für Auftraggeber deutlich, da diese dadurch eine klare Kostentransparenz erhalten und vor unerwarteten finanziellen Belastungen geschützt sind.

Die Make-or-Buy-Analyse

Um die optimale Wahl zwischen Eigenentwicklung und dem Kauf von Software zu treffen, sollten verschiedene Faktoren sorgfältig abgewogen werden.

Die Entscheidungsfaktoren umfassen:

• Kosten: Initiale Investitionskosten sowie langfristige Kosten für Wartung und Support.

• Zeitrahmen: Geschwindigkeit der Implementierung und Time-to-Market.

• Funktionalitäten: Übereinstimmung der vorhandenen Funktionen mit den Unternehmensanforderungen.

• Langlebigkeit: Flexibilität der Lösung, um sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

• Support: Verfügbarkeit von technischem Support und Schulungen.

• Wartung: Aufwand und Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Software.

Beispiel für eine Make-or-Buy-Analyse

Um eine Make-or-Buy-Analyse durchzuführen, vergleichen wir die Kosten und Vorteile zwischen der Nutzung der Standardlösung und der Entwicklung einer Eigenlösung über einen Zeitraum von fünf Jahren. Hier sind die relevanten Parameter:

1. Monatliche Abokosten für die Standardlösung: 299 EUR

2. Zusätzliche monatliche Kosten für fehlende Funktionen: 29 EUR

3. Anzahl der monatlich bewältigten Aufträge mit der Standardlösung: 2

4. Dauer und Kosten der Eigenentwicklung: 7 Monate, 42.000 EUR

5. Mögliche Zeitersparnis durch Eigenentwicklung: 50%

6. Durchschnittlicher Auftragswert: 15.000 EUR

7. Jährliche Wartungskosten der Eigenentwicklung: 1.200 EUR

Um die Kosten bzw. Einsparungen für einen Zeitraum von fünf Jahren zu berechnen, müssen wir die monatlichen und jährlichen Kosten berücksichtigen und die potenziellen Einnahmen durch die Bewältigung von Aufträgen mit beiden Lösungen.

Was kostet die Standardlösung über 5 Jahre?

Monatliche Kosten:

• 299 EUR (Abokosten) + 29 EUR (zusätzliche Kosten) = 328 EUR

Jährliche Kosten:

• 328 EUR * 12 Monate = 3.936 EUR

Kosten über fünf Jahre:

• 3.936 EUR * 5 Jahre = 19.680 EUR

Was kostet die Eigenentwicklung über 5 Jahre?

Entwicklungskosten:

• 42.000 EUR einmalig

Wartungskosten über fünf Jahre (entfallen im ersten Jahr):

• 1.200 EUR * 4 Jahre = 4.800 EUR

Gesamtkosten der Eigenentwicklung:

• 42.000 EUR + 4.800 EUR = 46.800 EUR

Welche Einnahmen lassen sich im gleichen Zeitraum erwarten?

Mit der Standardlösung:

• 2 Aufträge/Monat * 60 Monate * 15.000 EUR/Auftrag = 1.800.000 EUR

Mit der Eigenentwicklung verdoppelt sich die Kapazität durch die Zeitersparnis von 50% auf 4 Aufträge pro Monat:

• 4 Aufträge/Monat * 60 Monate * 15.000 EUR/Auftrag = 3.600.000 EUR

Der Break-Even-Vergleich über fünf Jahre

Die Kosten der Standardlösung über 5 Jahre betragen 19.680 EUR, während die Kosten der Eigenentwicklung 46.800 EUR betragen.

Die potenziellen Einnahmen durch die Bewältigung von Aufträgen mit der Eigenentwicklung sind jedoch wesentlich höher (3.600.000 EUR) im Vergleich zur Nutzung der Standardlösung (1.800.000 EUR).

Somit ist die Eigenentwicklung trotz der höheren anfänglichen Kosten langfristig rentabler.

Was tun bei negativer Make-or-Buy-Analyse?

Wenn die Make-or-Buy-Analyse negativ ausfällt und die Entwicklung einer Eigenlösung potentiell teurer ist als der Kauf einer Standardlösung, haben Sie trotzdem einige Optionen:

• Evaluierung von Alternativen
  Es kann sinnvoll sein, alternative Lösungen oder Anbieter zu prüfen, die möglicherweise besser geeignet sind, auch wenn sie nicht den gesamten Anforderungsumfang abdecken. Alternativen zu den bisher bekannten Lösungen können z.B. den Weg zu einer Hybridlösung bereiten.

• Nutzung von Hybridlösungen
  Eine Kombination aus Standardlösungen und maßgeschneiderter Entwicklung kann eine kosteneffektive Möglichkeit sein, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen, unsere unverbindliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Wir können gegebenenfalls bisher unbekannte Alternativen aufzeigen oder eine Lösung vorschlagen, die Ihre Ziele erreicht und sich im angestrebten Budget bewegt.