SaaS-Plattform für Terminbuchung, Tagesablauf-Planung und Bilderdownload

Die Planung einer Hochzeit verteilt sich auf zahlreiche Dienstleister – und der Hochzeitsfotograf gehört zu den am frühesten gebuchten. Genau hier hakte der bestehende Prozess: Termine wurden per E-Mail abgestimmt, Verfügbarkeiten manuell geprüft, Tagesabläufe als PDF hin- und hergeschickt und die fertigen Bilder über Drittanbieter ausgeliefert.

Hinzu kam die operative Seite: Mehrere Fotografen, mehrere Kalender, parallele Aufträge und individuelle Tagesabläufe pro Hochzeit. Ohne ein zentrales System war jede Information an mehreren Stellen verstreut – und jede Änderung ein manueller Synchronisationsaufwand.

Um den Prozess zu vereinfachen, wurde eine Web-App (Saas Plattform) entwickelt, die den vollständigen Customer Journey der Kunden von Hochzeitsfotografen digital abbildet. Das Portal umfasst eine moderne Benutzeroberfläche, die es den Nutzern ermöglicht, wichtige Informationen zu erfassen, Termine zu buchen und alle notwendigen Details im Blick zu behalten.

Die neue Webseite bietet folgende Funktionen:

• Terminbuchung: Kunden können ihren Wunschtermin angeben und die verfügbaren Termine aller Fotografen abgleichen. Der Termin wird dann automatisch verbucht und die Buchungsinformationen werden an den Fotografen übermittelt.

• Individueller Tagesablauf: Kunden können den Ablauf ihrer Hochzeit in der App erfassen und an den Fotografen übermitteln. Auf diese Weise kann der Fotograf sicherstellen, dass er alle wichtigen Momente festhält.

• Bilderdownload: Nachdem die Bilder bearbeitet wurden, können Kunden sie über ihr Benutzerkonto abrufen und herunterladen.

Um die Verwaltungsfunktionen möglichst effizient zu entwickeln, wurde das Admin-Backend mit Laravel Nova umgesetzt. Nova bietet eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche bei gleichzeitig hohem Funktionsumfang und geringen Entwicklungskosten.

Zuverlässige Terminbestätigung durch Abfrage von Google Calendar API

Durch die Integration der Google Calendar API können die Fotografen bequem ihre Verfügbarkeiten steuern, indem sie die Termine, zu denen sie verfügbar sind, in ihrem Kalender eintragen.

Alle verbundenen Kalender werden automatisch abgerufen und stehen dann im System bereit.

Direkte Buchung durch direkt Terminbestätigung

Hochzeiten werden mit viel Vorlauf geplant und die besten Termine sind schnell vergeben. Dem Kunden eine direkte Terminbestätigung anzubieten, baut Hürden ab und schafft den richtigen Anreiz, direkt zu buchen.

Die Kunden sind zufrieden, da sie nun sicher sein können, dass sie einen Fotografen für ihren Hochzeitstermin verbindlich buchen konnten und Fotografen profitieren von einer effizienteren Planung.

Eine reine Verfügbarkeitsabfrage reicht in der Praxis nicht aus. Sobald mehrere Fotografen, mehrere Kalender und Zusatzkriterien wie Reisezeiten, Vor- und Nachbereitung oder bevorzugte Auftragslagen ins Spiel kommen, wird aus „Wer hat Zeit?" eine kombinatorische Frage: Welche Zuteilung über alle offenen Anfragen hinweg ist insgesamt die beste?

Der Algorithmus arbeitet in drei Schritten:

1. Kandidaten ermitteln: Pro Anfrage werden alle Fotografen-Kalender über die Google Calendar API abgefragt und freie Slots inklusive Pufferzeiten ermittelt.

2. Zuweisungen rekursiv durchspielen: Das Backtracking-Verfahren probiert Belegungen tief durch, verwirft Pfade, die Constraints verletzen (Doppelbelegung, Reisezeit, Mindestabstand), und merkt sich die jeweils beste Lösung.

3. Optimum auswählen: Bewertet wird die Gesamtzuweisung – nicht der einzelne Termin. Auslastung, Reiseaufwand und bevorzugte Wochentage gehen gewichtet in eine Score-Funktion ein.

Das Ergebnis: Auch bei vielen parallelen Anfragen mit überlappenden Wunschterminen findet das System eine konsistente Belegung, die alle Kalender berücksichtigt. Kein Slot wird doppelt belegt, keine Anfrage „blockt" unnötig den Kalender eines anderen Fotografen, und die Reisewege bleiben optimiert.

Backtracking ist hier bewusst gewählt: Der Suchraum ist begrenzt (offene Anfragen × verfügbare Slots × beteiligte Kalender), die Constraints sind hart, und das Ergebnis muss deterministisch und nachvollziehbar sein. Heuristische oder rein gierige Verfahren würden in der Praxis regelmäßig suboptimale Belegungen liefern – und genau das war das Problem, das wir lösen wollten.

Aus einem fragmentierten, manuellen Ablauf ist eine durchgängige Plattform geworden: Anfrage, Verfügbarkeitsprüfung, verbindliche Buchung, Tagesablauf-Planung und Bilderdownload laufen in einem System zusammen.

• Höhere Conversion: Anfragen werden direkt verbindlich gebucht, statt im E-Mail-Verlauf zu versanden.

• Bessere Auslastung: Die ressourcenoptimierte Zuweisung reduziert Leerlauf und unnötige Reisewege.

• Weniger Verwaltungsaufwand: Tagesabläufe und Bildauslieferung sind Teil derselben Plattform – keine Drittanbieter, keine Medienbrüche.